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印象傳媒    楊 華

【內(nèi)容摘要】 辦公室是綜合部門，又是樞紐機(jī)關(guān)，既要處理行政事務(wù)，又擔(dān)負(fù)著協(xié)調(diào)督辦等繁重工作，是單位的信息中心、服務(wù)中心、參謀中心、運(yùn)轉(zhuǎn)中心。

【關(guān)鍵詞】 辦公室工作；重要性；原則；方法
　　
    無(wú)論在何種性質(zhì)的企事業(yè)或公務(wù)機(jī)構(gòu)中，辦公室必不可少，它既是綜合部門，又是服務(wù)機(jī)關(guān)，縱向要做好上情下達(dá)、承前啟后，橫向要做好協(xié)調(diào)督辦、后勤服務(wù)，同時(shí)還負(fù)責(zé)文件流轉(zhuǎn)、檔案管理、會(huì)議安排、人事變動(dòng)、業(yè)務(wù)接待、綜合管理等到其他各項(xiàng)職能，是聯(lián)系同一單位間各個(gè)部門的樞紐，也是與外單位溝通的重要操手，所以要求辦公室工作人員要有高度的工作熱情、敏感的政治嗅覺(jué)、較準(zhǔn)確的預(yù)見(jiàn)、從容的作風(fēng)。

一、充分認(rèn)識(shí)到辦公室工作的重要性

    （一）辦公室是聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)層與職工的橋梁。辦公室的一大職能就是文件處理，一份權(quán)威文件在正式下發(fā)后，未必人人都能正確掌握其內(nèi)涵，人人都能領(lǐng)會(huì)其意義，這時(shí)辦公室擔(dān)負(fù)著調(diào)查與解釋的功能。如一份績(jī)效考核文件，因涉及經(jīng)濟(jì)利益非常敏感，在文件制訂下發(fā)前，首先要進(jìn)行調(diào)查研究，將各部門各層次人員集中到一起進(jìn)行會(huì)議討論，聽(tīng)取廣泛意見(jiàn)，針對(duì)本單位實(shí)際，結(jié)合預(yù)見(jiàn)情況，保留精華，摒棄弊端，做出更實(shí)用的決定。文件下發(fā)后，難免有職工不理解有怨言，這時(shí)辦公室人員應(yīng)不急不燥，從公司整體出發(fā)，耐心解釋，心平氣和，同時(shí)還要學(xué)會(huì)換位思考，仔細(xì)傾聽(tīng)，以化解職工心中的疑惑。

    （二）辦公室是聯(lián)系機(jī)關(guān)與基層的橋梁。機(jī)關(guān)之所以被稱做“機(jī)關(guān)”，主要一個(gè)原因就是處在領(lǐng)導(dǎo)身邊，從某種程度上相當(dāng)于“上面”，那么基層似乎就相當(dāng)于“下面”，如果上下長(zhǎng)期不聯(lián)系，那么必然會(huì)互不了解，機(jī)關(guān)不能了解基層動(dòng)態(tài)，基層也不會(huì)了解機(jī)關(guān)所作的努力，機(jī)關(guān)變得高高在上，工作交流不順暢。為了避免這一點(diǎn)，辦公室這時(shí)要充分發(fā)揮“中轉(zhuǎn)站”的功能，通過(guò)下鄉(xiāng)、走訪、慰問(wèn)、辦活動(dòng)等到形式走出室內(nèi)，主動(dòng)與基層員工接觸，了解基層員工的所做所想，同時(shí)還要將調(diào)查到的情況盡快如實(shí)地向領(lǐng)導(dǎo)層匯報(bào)，以便領(lǐng)導(dǎo)層做出正確判斷，然后再將領(lǐng)導(dǎo)層的決定正式傳達(dá)到基層，做到上情下達(dá)、下情上報(bào)。例如高溫抗暑期間，迎峰度夏期間，一線員工相當(dāng)辛苦，風(fēng)霜雨雪，照樣出勤，烈日炎炎，依舊出工。這時(shí)辦公室可與其他有關(guān)部門一起開(kāi)展慰問(wèn)活動(dòng)，夏送清涼冬送溫暖，既體恤民情，又增添了員工的歸屬感。
   
    （三）辦公室是聯(lián)系本單位與外單位的橋梁。每個(gè)單位都不是獨(dú)立存在的，都需要與上下左右的各級(jí)單位搞好往來(lái)，這又是辦公室的一個(gè)重要職責(zé)。辦公室人員在接待中要不卑不亢，辦事時(shí)公平公正，處理業(yè)務(wù)耐心細(xì)致，以良好的窗口形象樹(shù)立威信，協(xié)調(diào)各方關(guān)系，促進(jìn)工作開(kāi)展。

二、辦公室工作必須遵守的三大原則

    （一）保密原則。保密性，也就是指內(nèi)部信息不得外泄，既不得泄露給外單位，也不得泄露給不該知情的內(nèi)部員工。辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)的綜合辦事機(jī)構(gòu)，處在非常關(guān)鍵的位置，是重要的涉密部門，既要對(duì)本單位領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)保密部門負(fù)責(zé)，又要管理各職能部室和員工。辦公室全體人員應(yīng)該提高對(duì)保密工作的認(rèn)識(shí)，做到三不：不問(wèn)、不說(shuō)、不講。由辦公室牽頭，完善保密工作的組織機(jī)構(gòu)，成立保密工作委員會(huì)，加強(qiáng)對(duì)保密工作的領(lǐng)導(dǎo)、管理和監(jiān)督。制訂保密規(guī)章制度，通過(guò)會(huì)議或文件形式，將規(guī)章制度宣讀下發(fā)，讓每一個(gè)辦公室人員熟知保密常識(shí)，在日常工作中時(shí)時(shí)提醒自己。隨著辦公自動(dòng)化和協(xié)同辦公系統(tǒng)的運(yùn)用，保密工作的要求更加嚴(yán)格，辦公室人員要謹(jǐn)慎使用計(jì)算機(jī)，妥善使用移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備，不登陸不健康的網(wǎng)站，不安裝來(lái)歷不明的軟件，不隨意復(fù)印本單位的內(nèi)部資料。辦公室工作人員涉及最多的就是辦公系統(tǒng)以及一些涉密紙質(zhì)文件，這些文件必須要求有專人妥善保管，不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得外傳。加強(qiáng)檔案管理，在調(diào)閱檔案時(shí)要嚴(yán)格按程序辦事，由專人調(diào)閱、復(fù)印、歸還。

    （二）準(zhǔn)確原則。辦公室是領(lǐng)導(dǎo)的左右膀，可以說(shuō)辦公室工作的準(zhǔn)確性，相當(dāng)程度地保證了領(lǐng)導(dǎo)工作的準(zhǔn)確性，保證了領(lǐng)導(dǎo)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。辦公室工作的準(zhǔn)確性涉及到方方面面，比如，在制訂規(guī)章制度，或劃分工作范圍時(shí)，必須果斷利索，清楚明白，不得拖泥帶水。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)詢問(wèn)某文件內(nèi)容或某事情處理結(jié)果時(shí)，要回答八九不離十，不得含糊。召開(kāi)會(huì)議時(shí)，必須牢牢抓住會(huì)議重點(diǎn)，控制會(huì)場(chǎng)氣氛，撰寫會(huì)議紀(jì)要時(shí)必須側(cè)重反映，緊扣主題。在文件處理上，從上報(bào)到下發(fā)，從請(qǐng)示到落實(shí)，從標(biāo)題到內(nèi)容，一字都不得有誤，確保其嚴(yán)肅性和權(quán)威性。對(duì)某事件的處理，必須正確領(lǐng)會(huì)國(guó)家方針政策，合法合理，不得偏差。幫領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策時(shí)，要結(jié)合不同地域的不同情況，拿出合理性建議?？偟膩?lái)說(shuō)，就是辦事要穩(wěn)，主意要實(shí)，處理要妥。

    （三）快速原則。辦事迅速是辦公室的重要作風(fēng)，就是要求工作及時(shí)、高效。一份文件一旦簽字就開(kāi)始生效，就有它的生命周期，辦公室人員必須在周期內(nèi)盡快將文件辦結(jié)，不拖拉不延誤。

三、做好辦公室工作的幾點(diǎn)方法

    （一）堅(jiān)持學(xué)習(xí)。要學(xué)習(xí)鄧小平理論、毛澤東思想，學(xué)習(xí)三個(gè)代表、科學(xué)發(fā)展觀，與時(shí)俱進(jìn)，跟上時(shí)代發(fā)展。要學(xué)習(xí)為人民服務(wù)的精神，強(qiáng)化對(duì)辦公室工作的認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化自身職責(zé)。在繁雜的事務(wù)中保持清醒的頭腦，敢于面對(duì)問(wèn)題和矛盾，不害怕不退縮。

　?。ǘ﹫F(tuán)隊(duì)觀念。團(tuán)隊(duì)精神，即合作精神，指一個(gè)團(tuán)體中各成員之間互相配合、和諧相處，共同努力，達(dá)到目標(biāo)。做為一名合格的辦公室工作人員，不僅自身素質(zhì)要好，而且更重要的是與團(tuán)隊(duì)伙伴的合作程度高，配合能力強(qiáng)。

    （三）甘于平淡。辦公室的工作屬于幕后英雄，默默無(wú)聞，不顯山不露水。做為辦公室人員，要堅(jiān)信公司無(wú)小事，小事當(dāng)成大事辦，大事認(rèn)真辦。
四、做好新形勢(shì)下辦公室管理工作的關(guān)鍵。

    加強(qiáng)學(xué)習(xí)教育，不斷提高素質(zhì)。辦公室工作涉及面廣，特別是擔(dān)負(fù)著為領(lǐng)導(dǎo)輔助決策的任務(wù)，如果平時(shí)不注意加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷更新知識(shí)，就難以勝任工作。因此要不斷提高辦公室人員的政治水平和理論素質(zhì)，不斷提高“辦文、辦事、辦會(huì)”的水平和能力，加強(qiáng)心理素質(zhì)鍛煉和能力培養(yǎng)，不斷滿足新形勢(shì)下對(duì)辦公室工作的高標(biāo)準(zhǔn)和高要求的需要。

    做好調(diào)查研究，為決策提供準(zhǔn)確依據(jù)。辦公室工作要為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)，當(dāng)好參謀助手，這就要求我們把調(diào)研工作作為一項(xiàng)重要任務(wù)來(lái)抓。要在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，認(rèn)真撰寫報(bào)告，提出可行性建議和意見(jiàn)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供最準(zhǔn)確、最真實(shí)的依據(jù)，發(fā)揮調(diào)查研究對(duì)單位綜合性、全局性決策的組織、指導(dǎo)、服務(wù)、協(xié)調(diào)作用。在制訂工作目標(biāo)時(shí)，要將預(yù)期目標(biāo)與奮斗目標(biāo)相結(jié)合，提高辦事效率。提升服務(wù)質(zhì)量，扎實(shí)開(kāi)展各項(xiàng)工作。辦公室工作要做到走一步想三步，有通盤考慮的意識(shí)，有很強(qiáng)的計(jì)劃性和件件事情到位、項(xiàng)項(xiàng)工作落實(shí)的負(fù)責(zé)精神。要走一步三回頭，辦完回頭看看，多檢查幾遍，重要的活動(dòng)模擬一遍，辦事辦會(huì)才能滴水不漏。還要走一步是一步，干好份內(nèi)事，凡事重質(zhì)量，求效率，謀創(chuàng)新，努力做到讓領(lǐng)導(dǎo)滿意、同級(jí)滿意、群眾滿意。提高溝通能力，抓好綜合協(xié)調(diào)。各個(gè)職能部門是一個(gè)相互聯(lián)系、各有分工的工作體系。為保證這個(gè)體系運(yùn)轉(zhuǎn)正常，辦公室發(fā)揮著重要的協(xié)調(diào)作用。綜合協(xié)調(diào)包括對(duì)上對(duì)下、同級(jí)之間、局部與整體之間、領(lǐng)導(dǎo)人之間、單位與外界之間等多個(gè)方面。要講究藝術(shù)，靈活運(yùn)用工作方式“彈鋼琴”，促進(jìn)各部門團(tuán)結(jié)協(xié)作，提高服務(wù)質(zhì)量。

    加強(qiáng)勤政廉政建設(shè)，樹(shù)立良好形象。辦公室是單位的“門面”，機(jī)關(guān)建設(shè)的“龍頭”，對(duì)外形象的“窗口”。辦公室人員經(jīng)常在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，個(gè)人形象的好壞直接影響單位領(lǐng)導(dǎo)的形象。因此，辦公室人員要樹(shù)立正確的世界觀、人生觀和價(jià)值觀，勤政上必須做到忠于職守、善于思考、勇于創(chuàng)新、樂(lè)于奉獻(xiàn)，廉政上必須做到不濫用權(quán)力、廉潔自律、遠(yuǎn)離官氣、一身正氣。

五、結(jié)束語(yǔ)

    總之，辦公室人員需要有服務(wù)意識(shí)、參謀意識(shí)，需要有創(chuàng)新精神、奉獻(xiàn)精神，需要處理好大局和局部的關(guān)系、內(nèi)部和外部的關(guān)系，要增強(qiáng)素質(zhì)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，把辦公室工作做得更好。

【參考文獻(xiàn)】
1、王文軍：《做好辦公室工作的幾點(diǎn)體會(huì)》，《鐵道文秘檔》，2009.4
2、馮夢(mèng)令：《正確處理五個(gè)方面的關(guān)系》，《鐵道文秘檔》，2010.4
3、宋津方：《新時(shí)期如何做好辦公室行政管理工作》，《品牌》，2011.6