宋 小 鴻
傳媒中心是一個集報紙、網(wǎng)站、手機報和城市電子屏媒體于一身的綜合性新聞機構(gòu)，是一個業(yè)務(wù)特征明顯的單位。辦公室作為新聞機構(gòu)的一個科室，在諸多業(yè)務(wù)科室中，其從所地位與服務(wù)職能比較明顯，辦公室的重要性和作用難以凸現(xiàn)，始終處于“二線”地位。但并不是說辦公室可有可無，或者說辦公室的工作不重要。相反，隨著傳媒中心事業(yè)的發(fā)展，對辦公室的工作提出了更多、更新、更高的要求，如何搞好辦公室的工作，是下步傳媒中心中心需認(rèn)真面對和研究的重要問題。在此，作者根據(jù)自己在辦公室近五年的工作經(jīng)驗，談些浮淺的體會，以期拋磚引玉，共同搞好辦公室的工作。
一、充分認(rèn)識辦公室的地位和作用。
辦公室是傳媒中心這臺新聞機器正常運轉(zhuǎn)整個鏈條中不可缺少的重要一環(huán)，同樣是傳媒中心的一個重要部門。之所以說它重要，是因為辦公室具有管理服務(wù)、綜合協(xié)調(diào)、后勤保障等多項職能，其工作人員每一個都獨當(dāng)一面，負(fù)責(zé)一項具體的工作，這些職能發(fā)揮得好壞，對部門的全局工作有著直接的、重要的影響。
管理服務(wù)職能是辦公室工作的重要組成部分。其內(nèi)容主要包括以下幾個方面：一是公文管理，即辦公室負(fù)責(zé)公文的收發(fā)、傳遞、催辦等各個環(huán)節(jié)的具體事宜。這項工作如有疏漏，也會造成嚴(yán)重的失誤。比如，前不久召開的全縣春風(fēng)行動動員大會，由于負(fù)責(zé)記者采訪安排的新聞部主任請假不在位，代崗的副主任不能上黨政網(wǎng)，沒有及時發(fā)現(xiàn)黨政網(wǎng)上的會議通知。辦公室對這一情況疏忽了，沒有考慮到，沒把會議通知及時告知新聞部值班副主任，造成記者沒有到場采訪的情況發(fā)生；二是事務(wù)管理，如會議的安排，會場的布置，接待上級和兄弟單位的來人，安全保衛(wèi)、環(huán)境衛(wèi)生、聯(lián)系內(nèi)外等。這些工作，看似簡單，但不用心去做，都會影響到一個單位的社會形象；三是搞好服務(wù)，即為保證部門的中心工作而提供全方位的物質(zhì)和精神兩方面的服務(wù)，無論大墅桃林洪災(zāi)還是浮林村發(fā)生山林火災(zāi)事故，記者能在第一時間趕到現(xiàn)場，其中也有駕駛員的一份功勞。綜合協(xié)調(diào)職能有如下內(nèi)容，一是聯(lián)系溝通，上情下達(dá)，下情上達(dá)，切實保證領(lǐng)導(dǎo)班子的正確決策能夠認(rèn)真貫徹落實；二是化解矛盾，即在單位局部利益發(fā)生沖突及局部利益與全局利益發(fā)生沖突時，進(jìn)行協(xié)調(diào)，進(jìn)而化解矛盾；三是合理安排，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)班子安排好決策實施過程中的人和事，保證每一項工作落到實處。后勤保障職能主要是做好交通保障、辦公設(shè)施、辦公用品的供給等。 研究辦公室的職能內(nèi)容，對于我們認(rèn)識辦公室的地位和作用，十分重要，才能明白做好辦公室工作的重要的意義，才能增強做好辦公室工作的自覺性。
二、做好辦公室的工作的幾點體會
做到“一實一快”、 “兩勤三心”。
“一實一快”、即求實、快捷。辦公室工作，無論是辦文，還是辦事，都要從實際出發(fā)，實事求是，對癥下藥。就是工作人員作風(fēng)要踏實，不弄虛作假，不可無中生有，不能搞形式主義，不做表面文章，自覺實事求是。同時，好中求快，快中求好，努力提高工作效率。辦事拖拉，作風(fēng)疲沓，時間觀念不強，是影響工作效率的主要因素。辦公室的工作人員必須牢固樹立時間觀念、效率觀念，增強只爭朝夕的緊迫感和責(zé)任感。切實做到當(dāng)日事當(dāng)日畢，急事急辦，特事特辦，及時完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作。
“兩勤”，即腿勤、口勤。辦公室人員應(yīng)經(jīng)常到各科室走走，遇事多問問，有用的資料多記記，別人的意見多聽聽，做到心中有數(shù)，這樣做起工作來才能得心應(yīng)手。“三心”，即耐心、專心、細(xì)心。服務(wù)是辦公室的一項重要工作，做服務(wù)工作一定要耐心，要有禮貌，熱情周到，不擺架子，盡量讓人滿意。做工作時要專心，不能三心二意，要仔細(xì)研究，能夠深入進(jìn)去。平時工作中還要細(xì)心，多觀察，多思考，自覺找工作中的漏洞和不足，以不斷改進(jìn)。
突出重點,強化“四種意識”
服務(wù)意識。辦公室的主要職責(zé)就是服務(wù),作為辦公室工作人員,只有強化服務(wù)意識,才能作出優(yōu)異的成績,讓領(lǐng)導(dǎo)滿意、讓群眾滿意。一要全方位做好各項服務(wù)工作,增強服務(wù)的主動性。二要正確處理好各方面的關(guān)系,提高服務(wù)質(zhì)量和效果。為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為員工服務(wù)、為群眾服務(wù),三者相互聯(lián)系,不可偏廢。對上服務(wù)和對下服務(wù)是一致的,在做好為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的同時,要不斷加強為其他科室員工和群眾服務(wù)的工作,如實反映員工和群眾的意見,更好地溝通領(lǐng)導(dǎo)與員工和群眾之間的聯(lián)系,真正起到橋梁和紐帶作用。
責(zé)任意識。辦公室工作無小事,每一件工作都容不得半點虛假,一旦出現(xiàn)疏漏,都可能捅婁子、誤大事。因此,辦公室人員要增強責(zé)任意識,做到工作認(rèn)真、態(tài)度端正、處事果斷,在任何人面前、在處理任何事上,都要從嚴(yán)要求、從優(yōu)服務(wù),確保工作萬無一失。
奉獻(xiàn)意識。辦公室工作的服務(wù)性就決定了辦公室工作突發(fā)事情多、應(yīng)急事項多、需要加班加點的任務(wù)多,工作既苦又累。“有節(jié)無假,有假無閑”是辦公室工作的寫照。因此,辦公室工作人員要保持一種平靜的心態(tài)、平和的心態(tài)、淡泊名利，寵辱不驚，守得住委屈，受得了氣，做到吃苦不叫苦，有難不怕難，有累不喊累，受氣不賭氣，勤勤懇懇,任勞任怨,全心全意做好各項工作。
效率意識。辦公室人員尤其需要增強效率意識,要時刻關(guān)注和把握重點工作,做到早介入、早思考、早研究,增強工作的主動性。對領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情,要說辦就辦、不能推諉扯皮、拖拖拉拉。對領(lǐng)導(dǎo)決策,要全程跟蹤,全程督察,將落實決策的各個階段、環(huán)節(jié)以及存在的困難和問題及時、準(zhǔn)確地反饋給領(lǐng)導(dǎo),為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)一步完善決策、制定下一步措施提供第一時間的服務(wù)。 轉(zhuǎn)
處理辦公室工作的“三個關(guān)系”
處理好“動”與“靜”的關(guān)系。既要在忙忙碌碌中憑借自身能力、素質(zhì)做好每一件事，更要注意事后的反思。誰都知道辦公室事務(wù)性工作多，其實就是每天在辦事、辦會、辦文中度過。這“三辦”使辦公室在“動”中忙碌不堪。但事情都是人辦的，辦公室人員的素質(zhì)是工作質(zhì)量的第一要素。工作成效如何，往往是為人處事能力的真實寫照。古人講的“先做人后做事”就是這個道理。我們雖然做不到孔子所言的“吾日三省吾身”的要求，但也要學(xué)會在“動”中干事，在“靜”中總結(jié)提高，使自己的知識、技能、性格、能力、品格素質(zhì)適應(yīng)辦公室工作要求。學(xué)會做人，做事就可能事半功倍，有時甚至達(dá)到“四兩撥千斤”的效果；反之，事倍功半，吃力不討好，還可能招來非議。
處理好“虛”與“實”的關(guān)系。既要虛事實做，又要從實事中抽象理性的東西。辦公室作為辦事機構(gòu)，承擔(dān)黨務(wù)、紀(jì)檢、精神文明建設(shè)、工會、群團等有關(guān)活動等工作。有些事看起來很虛，但將虛事做實，就容易贏得黨員和職工的理解、支持、參與。如近些年開展的職工體檢、工會、團支部系統(tǒng)開展的活動等。作為行政辦事機構(gòu)，面對管理上的實事要學(xué)會從中抽象出規(guī)律性的東西。如實紀(jì)錄過去不是辦公室的主要工作，而要達(dá)到一種“重要的不是事實，重要的是對事實的理解，是如何對新的事實作新的理解。”的較高境界。
處理好“忙”與“閑”的關(guān)系。既要忙而不亂，又要在相對輕松時注意平峰填谷。俗話說文武之道，一張一弛。忙與閑都是相對的，辦公室工作不應(yīng)總是顯得忙，像是一條沒有彈性的直線，而應(yīng)是一條有張弛有度的曲線。一是要加強工作的預(yù)見性，每年的通訊員會議、綜合考評的材料可以預(yù)知的，其它工作盡量避免和可以預(yù)見的工作撞車。平時多觀察、多積累，有事就不用臨時抱佛腳。二是要分清主次，要以主要精力、干好最重要的工作，用放松大腦時間處理大量的一般性事務(wù)性工作。
三、把辦公室工作做的更好的幾點建議
一是平時日常工作要做實做細(xì)。傳媒中心是一個特殊的單位，辦公室是傳媒中心是一個特殊科室。和其他業(yè)務(wù)科室相比，技術(shù)要求和專業(yè)知識要求都不高，平時所做的事情都是一般性的事務(wù)工作，做起來容易，但是麻煩就麻煩在頭緒多、事情雜、容易亂。特別是從2007年實行綜合考評制度以后，對辦公室工作的要求顯各特別高。對日常工作，一定要理得清、理得順、做得勤、做得整，切忌丟三落四、搞亂套、今天的事情拖到明天、事事留個小尾巴等等。也就是說哪些事急著要做，哪些事可以緩著做，不能落下什么，也不能搞亂掉，要在自己頭腦中有本“帳單”，如果感覺自己“腦子”不夠用，就自己用個小本子，及時把要辦的一些事務(wù)記下，晚上下班前，再看看，是不是還有應(yīng)辦沒有保的事情？如果平時不把工作做細(xì)做實，到年底整理臺帳就是一堆亂麻。
二是分工再細(xì)化，責(zé)任再明確。辦公室的常規(guī)性工作，包括電子政務(wù)(黨政網(wǎng)管理)、人事和人才工作、報刊發(fā)行、公務(wù)接待、會務(wù)安排、報銷審核、政府采購、財產(chǎn)登記管理、文創(chuàng)項目、信息報道、評報、文件(報刊)收發(fā)、宣傳思想工作、精神文明建設(shè)、黨建工作、綜合治理、普法教育、計劃生育、愛國衛(wèi)生、檔案管理、領(lǐng)導(dǎo)在線學(xué)法、節(jié)能減排、老干部工作、黨風(fēng)廉政建設(shè)、保密工作、版面照排、校對、廣告設(shè)計、材料打印、統(tǒng)計、稅務(wù)、發(fā)票、工會、餐卷核發(fā)、公積金、統(tǒng)籌、稿費的登記、郵匯、廣告的復(fù)核、登記等工作，共有40多項，這不包括大量臨時性工作，具有“繁、雜、忙、細(xì)、瑣”的特點。辦公室人員目前由財務(wù)室、照排室、駕駛員文秘等組成，工作涉及面廣，分工也相對獨立，真正在辦公室從事綜合性服務(wù)工作的也只有兩個人，因此工作量還是很大的。根據(jù)傳媒中心現(xiàn)狀，充實工作人員不大可能，只能通過優(yōu)化組合，細(xì)化分工，提高待遇，發(fā)揮工作積極性，進(jìn)一步挖掘現(xiàn)有人員的潛力。通過一定形式，把40多項工作逐項落實到人，責(zé)任到人，有利于每一單項工作從年初制定工作計劃抓起，從頭至尾，每一個環(huán)節(jié)都不遺忘，從而把務(wù)項工作做的更圓滿，確保年底綜合考評取得高分。
三是領(lǐng)導(dǎo)重視，給辦公室人員應(yīng)有的地位。
一是領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識辦公室的地位和作用，經(jīng)常性的給予談話、關(guān)心和鼓勵。表揚和批評都是手段，目的都是為了每一個同志改正缺點，發(fā)揮長處，取得不斷的進(jìn)步。是表揚多一點同，還是批評多一點，一要看工作實際，二要看員工性格，因人而異。通常來說，應(yīng)該表揚要多于批評，要多看到員工的優(yōu)點和所付出的勞動。絕大多數(shù)的人，都在意領(lǐng)導(dǎo)對自己的評價，領(lǐng)導(dǎo)的表揚和肯定，是激勵下屬努力工作的法寶，只有在領(lǐng)導(dǎo)的不斷激勵下，才能讓員工產(chǎn)生成就感和自信心，才能源源不斷的激發(fā)其內(nèi)在的工作積極性。相反，批評多了，就會有挫折感，喪失信心，對工作失去興趣，甚至產(chǎn)生叛逆心理和抵觸情緒。我相信，一個后進(jìn)分子，如果領(lǐng)導(dǎo)能不放過他一個微小的進(jìn)步，都及時給予表揚和肯定，不管別人信不信，反正我相信，他最終一定會成為一名優(yōu)秀的員工。此外，對每一個員工及其家庭，都要給予真心的關(guān)懷，讓員工能切身感受到組織的存在，組織真的在關(guān)心自己，才能讓員工有歸宿感，對組織產(chǎn)生認(rèn)同感，才會真正把工作當(dāng)作自己的一份事業(yè)來做，而不僅僅是謀生的手段。二是努力提高辦公室和后勤人員的待遇。近年來，中心領(lǐng)導(dǎo)曾多次組織中層干部到兄弟報社學(xué)習(xí)考察，每到一處我都要了解各個報社崗位責(zé)任考核制度，特別是對后勤人員考核的模式。個人始終認(rèn)為，目前我們的崗位責(zé)任考核制度是不利于充分發(fā)揮辦公室人員工作積極性的。我認(rèn)為還是絕大多數(shù)報社采用的以一線人員的平均數(shù)為基數(shù)的考核獎制度更公平一些。雖然有人認(rèn)為這是吃大鍋飯，是平均主義。但我有三個疑問：一是如果這種方法不合理，為什么取得絕大多數(shù)兄弟報社的認(rèn)同？二是有人認(rèn)為這是打野豬式的分配方式，然我認(rèn)為老祖宗發(fā)明的這種打野豬的分配方式正是老祖的智慧所在。如果不是，為什么這種辦法能延傳子孫幾千年而不絕呢？孔老夫子說，不患寡而患不均。均者，和諧也!要不傳媒中心的領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)責(zé)任，冒著風(fēng)險，不斷改善和提升員工待遇，而總有員工不思感恩，反而忿忿不平呢？筆者天資愚鈍，百思而難得其解。
總之，做好辦公室工作，推進(jìn)傳媒中心更好的發(fā)展是傳媒中心辦公室全體員工共同的心愿。辦公室全體人員都要要加強學(xué)習(xí)，不斷提高完善自身素質(zhì)，平常即要注意加強學(xué)習(xí)還要研究政策法規(guī)，加強調(diào)查研究。辦公室要有一個好的精神面貌，待人接物文明禮貌，談吐自然和諧，處理好問題，遇事要“三思而行”，辦事要果斷，不可拖泥帶水，延誤工作，避免給工作帶來不良的后果和影響。樹立政治意識、大局意識、服務(wù)意識、團結(jié)協(xié)作，努力而富有成效地工作，還必須在工作中加強學(xué)習(xí)、不斷開拓創(chuàng)新、總結(jié)和提高。
走向全媒體——千島湖傳媒中心十年歷程