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 辦公室  洪文玲 

摘要：在對檔案管理工作的認(rèn)識上，大多數(shù)人都存在一個誤區(qū)，那就是檔案管理工作可有可無，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識。其實(shí)，檔案管理工作對一個單位的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，它是一個單位協(xié)調(diào)、有序、高效運(yùn)行的有效保證。本文分析了目前單位檔案管理中存在的問題，提出了加強(qiáng)單位檔案管理工作的幾點(diǎn)思路。

關(guān)鍵詞：檔案管理  意義  問題  對策

隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案工作在社會中的重要作用和重視程度得到了不斷提升，這對檔案管理工作提出了更高的要求。同時(shí)，針對檔案管理工作具有政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的特性，單位更要充分認(rèn)識到該項(xiàng)管理工作的重要性，加強(qiáng)對檔案的管理，及時(shí)研究解決檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財(cái)力等方面給予大力支持；作為從事檔案管理的工作人員，必須提高檔案工作科學(xué)管理水平和服務(wù)中心工作的能力，逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，為社會和本單位提供更多有價(jià)值的檔案信息資源。 

一、做好檔案管理工作的重要意義

為什么要做好檔案管理工作呢？因?yàn)闄n案里記載著的是單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，能對研究本單位的工作業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長避短，制定發(fā)展方向的好教材。做好檔案管理工作是一個單位健康發(fā)展的需要，檔案管理工作作為單位管理工作的一部分，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作?？梢哉f，科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個單位工作業(yè)績與管理水平的重要尺度。

二、檔案管理存在的問題

（一）對檔案的重視程度不夠。一直以來，大家對檔案工作的認(rèn)識都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不算很復(fù)雜，沒必要花太多的精力在這上面，只要“守好攤”，不丟失、不泄密，能應(yīng)付檢查、查檔就行了。這樣的思想也表明了大多數(shù)人對檔案工作缺乏了解，面對如今管理要求越來越高，忽視檔案工作已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。
    （二）檔案管理水平不高。檔案管理工作不僅是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，還是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作。單位負(fù)責(zé)管理檔案的工作人員一般都沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。而且管理檔案的工作人員都是兼職，所以對檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，對各科室必須要形成的檔案資料及時(shí)整理歸檔監(jiān)督指導(dǎo)力度也不夠，沒有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

（三）檔案管理手段落后。目前,單位上的檔案管理仍然停留在紙質(zhì)檔案、僅用檔案柜保存的狀況，大部分檔案資料整理還處于手工操作階段，工作效率低，自動化和信息化程度不高，這與管理科學(xué)化有點(diǎn)脫節(jié)。由于沒有采用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案，沒有實(shí)現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化，一些資料信息資源難以共享，影響了單位整體工作效率。
    （四）檔案保管條件較差。達(dá)不到檔案管理要求，與整齊、規(guī)范、統(tǒng)一的要求還存在一定的差距。檔案室的設(shè)施設(shè)備也不齊全，管理體制不到位，這樣的保管條件容易使部分檔案受到損害。

三、檔案管理工作的對策

上述問題不同程度地影響單位檔案工作循序漸進(jìn)地開展，影響了檔案工作為經(jīng)濟(jì)和社會服務(wù)功能的發(fā)揮。當(dāng)前，針對新形勢，檔案工作要創(chuàng)造性地開展，就要強(qiáng)化以下幾點(diǎn)：

（一）提高認(rèn)識、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，是做好檔案管理工作的關(guān)鍵 

如今，檔案整理工作已變得越來越重要，單位一定要重視、關(guān)心、支持檔案工作，進(jìn)一步提高檔案工作重要性的認(rèn)識。

1．要加強(qiáng)檔案宣傳力度。利用各種形式抓好《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》的宣傳教育，通過宣傳，擴(kuò)大檔案工作的影響力，使廣大干部職工充分認(rèn)識檔案工作的重要性，提高檔案意識，做好檔案工作。

2．要加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。切實(shí)把檔案工作列入單位年度工作計(jì)劃和領(lǐng)導(dǎo)工作的職責(zé)范圍，擺上議事日程，要定期聽取檔案工作匯報(bào)，及時(shí)分析、研究、解決檔案工作中遇到的問題。

3．要樹立大局意識，主動服務(wù)中心工作。從事檔案管理的工作人員要樹立大局意識和服務(wù)意識，緊緊圍繞本單位中心工作，做好服務(wù)工作，只有及時(shí)、準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)科室提供檔案信息資源，檔案工作的知名度和影響力才能隨之得到提升。
    （二）提升檔案管理水平，是做好檔案管理工作的前提 
    隨著逐年各類文檔數(shù)量不斷增多，這給檔案管理工作提出了新的要求，只有不斷提升檔案管理水平，才能逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，為社會和本單位提供更多有價(jià)值的檔案信息資源。 

1．配備責(zé)任心強(qiáng)的檔案管理人員。檔案管理工作專業(yè)性很強(qiáng)，要求從事檔案管理的工作人員既要有高度的責(zé)任感，又要具有一定的檔案管理專業(yè)水平，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理人員只有不斷地學(xué)習(xí)豐富的專業(yè)知識，給大腦“充電”，開拓視野，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期檔案管理工作。

2．檔案管理工作要運(yùn)用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。檔案是歷史的真實(shí)記錄，記載著豐富的信息，匯集著大量的資源，但檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強(qiáng)度大。利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。在高科技情況下的檔案管理工作可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率。因此，要使檔案最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理。首先，從事檔案管理的工作人員要提高信息管理的時(shí)效性，準(zhǔn)確、及時(shí)地傳輸信息；其次，要對檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理后輸入計(jì)算機(jī)，使文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存；其三，要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡(luò)，可以實(shí)行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。既提高了檔案工作的效率和質(zhì)量，也大大提高了檔案的利用效率。

3．檔案管理人員要掌握現(xiàn)代化的管理技能。計(jì)算機(jī)技術(shù)為我們的各項(xiàng)工作提供了極大便利，有利地提高了工作效率，檔案管理工作也不例外，這就需要從事檔案管理的工作人員要能熟練地掌握和運(yùn)用現(xiàn)代科技手段和先進(jìn)管理技術(shù)，以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的需要。

4．要改進(jìn)和完善檔案功能。要使檔案的記錄內(nèi)容全面、客觀、動態(tài)，檔案的內(nèi)涵也要進(jìn)一步豐富和擴(kuò)大，從而更好地為單位服務(wù)。在管理好檔案的基礎(chǔ)上，檔案管理工作也要適應(yīng)社會需求的變化，尋求更為有效的服務(wù)新途徑，以提高檔案利用的質(zhì)量和水平，把“死”檔案變成“活”檔案，更好地發(fā)揮檔案的作用。

（三）提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，是做好檔案管理工作的條件 
    隨著社會的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案工作所面臨的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對象、管理模式都在發(fā)生變化，高科技也應(yīng)用到檔案管理工作中，因此，提高檔案人員的素質(zhì)顯得尤為重要。

1．要加強(qiáng)對檔案人員的教育培訓(xùn)。要注重檔案培訓(xùn)實(shí)效，運(yùn)用“走出去、請進(jìn)來”等培訓(xùn)方式，使從事檔案管理的工作人員盡快掌握檔案立卷歸檔工作流程和檔案目錄輸入進(jìn)一步規(guī)范，促進(jìn)單位檔案工作效率的提高。

2．做好檔案收集及管理工作。要圍繞檔案“及時(shí)、完整、統(tǒng)一”的要求，完善歸檔檔案的內(nèi)容。作為檔案管理人員要注重平時(shí)檔案收集工作，爭取檔案收集工作的主動權(quán)，以便及時(shí)將各科室的檔案立卷歸檔，統(tǒng)一管理，確保檔案種類、內(nèi)容真實(shí)完整。

3．要加強(qiáng)對檔案人員再教育。要通過各種形式對從事檔案管理的工作人員進(jìn)行《檔案法》、《保密法》以及國家有關(guān)檔案工作法規(guī)的宣傳教育，使之充分認(rèn)識做好檔案工作的重要意義。此外，檔案管理人員在努力學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識和科學(xué)技術(shù)的基礎(chǔ)上，要對本單位檔案的數(shù)量、內(nèi)容、種類、史料價(jià)值等做到心中有數(shù)。同時(shí)，要結(jié)合工作實(shí)際，創(chuàng)造性地開拓檔案工作新思路，積極做好檔案信息開發(fā)利用工作，提高檔案利用率，更好地為單位領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為中心工作服務(wù)，為廣大職工服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和構(gòu)建和諧社會服務(wù)。

（四）加強(qiáng)檔案庫房設(shè)施建設(shè)，是做好檔案管理工作的保證
    檔案管理工作不僅是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，也是一項(xiàng)專業(yè)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，檔案管理的好與壞，直接影響到檔案的“壽命”。為此，作為單位檔案室必須要嚴(yán)格按照《國家檔案法》檔案保管標(biāo)準(zhǔn)要求，完善單位檔案室保管條件。

1．要進(jìn)一步加大對單位檔案室基礎(chǔ)設(shè)施的投入。嚴(yán)格按檔案管理“八防”標(biāo)準(zhǔn)要求，不斷完善檔案室的保管條件，盡可能的改變檔案室雜、亂問題，做到檔案室統(tǒng)一整齊規(guī)范。

2．要建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)。建立一支有分管領(lǐng)導(dǎo)、各科室主管負(fù)責(zé)人、檔案員組成的檔案管理隊(duì)伍，切實(shí)做到責(zé)任到位，制度落實(shí)，確保本單位檔案管理工作正常開展。

3．要加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。應(yīng)根據(jù)檔案信息化建設(shè)的需要，配備必要的設(shè)施設(shè)備。同時(shí)，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，把檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)納入整個單位的辦公自動化系統(tǒng)中, 對文書工作和檔案工作統(tǒng)籌規(guī)劃、優(yōu)化管理。此外，使用縣檔案館指定的統(tǒng)一的檔案系統(tǒng)管理軟件，為檔案信息采集、交換、資源共享創(chuàng)造條件，使檔案工作更好地服務(wù)于本單位，服務(wù)于社會。

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(洪文玲）